新科技。从语音信箱、行动电话之类来看管理现代科技、而不受到科技的左右,这是非常重要的。对于多数人上班时使用的新科技,所造成的不必要的上人压力,下面有几项通则可以适用。
电话:集中通电话时间;预先规划你要说的话和想获的信息,在特定的时间限制内控制讲电话的长度。
语音信箱:当你需要空间处理一份必须全心全意进行的复杂工作时,启动语音信箱;同时不要每隔十分钟就想听留言!此外,先处理最重要的留言,其他的稍后处理。
电子邮件:把邮件列印出来,根据地工作目标的重要性排出优先顺序,然后依此回信。许多人往往会根据来信先后、却不是根据信件重要性进行回覆。
行动电话:不要一天到晚带着它,因为它可能打断某些重要的会议或活动。在途中或停工的时候用行动电话处理公务,否则这些工作等你回到办公室处理。
同事来访。虽然工作中断可以让你乐于放下无聊或沉闷的工作,暂时休息一下,但是在一天之内,如果中断次数太多,就会浪费你的时间、令你分心、经常生气。
控制这一类干扰的做法有:
设定静心时间,这时候你的工作将不受打扰。这指的是把办公室的门关上,并在门外张贴告示。
在你有空会晤来访的客人时,设定为访客时间。
把会议安排在办公桌或办公室以外,这可以让你在需要时自行控制和离席。
不要犹豫,你可以用礼貌和友善的态度克制长篇大论,要求对方提出重点。
当受到打扰,询问对方需要多久的时间,假如没有空,可以另外安排会面。
干扰事件。干扰事件的出现原因很多,对方可能:想和你交换信息;需要再次确定和说明;对工作缺乏信心;想要休息一会儿或感到无聊,想找你闲聊。尽量辨别出这些原因,这非常重要。
假如有人来找你的目的,影响着是否能把工作做好,也许你得空出一些时间给他们;否则,请采取上述的这些建议。


